Những tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng lao động

Việc đánh giá không nên chỉ dựa vào số lượng sản phẩm hoặc doanh thu trên mỗi nhân viên. Một lực lượng lao động có năng suất cao nhưng tạo ra nhiều sản phẩm lỗi, chi phí làm thêm lớn hoặc tỷ lệ nghỉ việc cao chưa chắc đã được sử dụng hiệu quả.

Vì vậy, hiệu quả lao động cần được xem xét trên ba phương diện chính:

·         Kết quả mà người lao động tạo ra

·         Nguồn lực lao động đã sử dụng

·         Chất lượng và tính bền vững của kết quả

Doanh nghiệp chỉ có thể kết luận hiệu quả sử dụng lao động được cải thiện khi kết quả tăng nhanh hơn nguồn lực đầu vào, trong khi chất lượng, an toàn và khả năng duy trì hoạt động không bị suy giảm.

Hiệu quả sử dụng lao động được đánh giá như thế nào?

Hiệu quả sử dụng lao động được đánh giá bằng cách so sánh kết quả đầu ra với lượng lao động hoặc chi phí lao động đã sử dụng để tạo ra kết quả đó.

Công thức tổng quát:

Hiệu quả sử dụng lao động = Kết quả đầu ra / Nguồn lực lao động đầu vào

Trong đó:

·         Kết quả đầu ra có thể là sản lượng, doanh thu, giá trị gia tăng, lợi nhuận hoặc số nhiệm vụ hoàn thành

·         Nguồn lực đầu vào có thể là số lao động, tổng giờ công, ngày công hoặc tổng chi phí nhân công

Kết quả của phép đo cho biết một đơn vị lao động tạo ra bao nhiêu đơn vị giá trị. Chỉ số càng cao thường cho thấy nguồn lực lao động được khai thác tốt hơn. Tuy nhiên, kết luận chỉ có ý nghĩa khi chỉ tiêu đầu ra và đầu vào được lựa chọn phù hợp với mục đích đánh giá.

Ví dụ, doanh thu trên mỗi nhân viên phù hợp để xem xét khả năng tạo doanh thu nhưng không phản ánh đầy đủ lợi nhuận, chất lượng dịch vụ hoặc mức độ đóng góp của từng bộ phận. Với doanh nghiệp sản xuất, sản lượng trên giờ công thường hữu ích hơn. Với bộ phận hỗ trợ, cần kết hợp thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn thành và chất lượng công việc.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống chỉ tiêu thay vì sử dụng duy nhất một con số.

Năng suất lao động phản ánh khả năng tạo đầu ra

Năng suất lao động là nhóm chỉ tiêu trực tiếp nhất khi đánh giá hiệu quả sử dụng lao động. Chỉ tiêu này cho biết một người lao động hoặc một giờ công tạo ra bao nhiêu kết quả trong một khoảng thời gian nhất định.

Năng suất tính theo số lao động

Công thức:

Năng suất lao động bình quân = Tổng kết quả đầu ra / Số lao động bình quân

Kết quả đầu ra có thể được đo bằng:

·         Số lượng sản phẩm

·         Khối lượng dịch vụ

·         Doanh thu

·         Giá trị gia tăng

·         Số đơn hàng hoàn thành

·         Số hồ sơ được xử lý

Ví dụ, một doanh nghiệp tạo ra 24.000 sản phẩm trong tháng với bình quân 120 lao động thì năng suất đạt 200 sản phẩm trên mỗi lao động trong tháng.

Cách tính này đơn giản và phù hợp khi số lao động tương đối ổn định. Tuy nhiên, chỉ tiêu có thể bị sai lệch nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động bán thời gian, làm thêm giờ hoặc thuê ngoài.

Năng suất tính theo thời gian lao động

Công thức:

Năng suất theo giờ công = Tổng kết quả đầu ra / Tổng giờ công thực tế

Đây thường là chỉ tiêu chính xác hơn khi doanh nghiệp có:

·         Nhiều loại ca làm việc

·         Lao động bán thời gian

·         Khối lượng làm thêm lớn

·         Biến động nhân sự trong kỳ

·         Thời gian làm việc không đồng đều giữa các bộ phận

Giả sử doanh nghiệp tạo ra 10.000 sản phẩm bằng 5.000 giờ công, năng suất đạt 2 sản phẩm mỗi giờ. Nếu kỳ sau sản lượng tăng lên 11.000 sản phẩm nhưng giờ công tăng lên 6.000 giờ, năng suất chỉ còn khoảng 1,83 sản phẩm mỗi giờ. Trong trường hợp này, sản lượng tăng nhưng hiệu quả sử dụng thời gian lao động lại giảm.

Giới hạn của chỉ tiêu năng suất

Năng suất cao không tự động đồng nghĩa với hiệu quả cao. Sản lượng có thể tăng do người lao động làm việc quá tải, doanh nghiệp giảm bước kiểm soát hoặc chấp nhận tỷ lệ lỗi lớn hơn.

Khi sử dụng chỉ tiêu năng suất, cần kiểm tra đồng thời:

·         Tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu

·         Số lỗi hoặc số lần phải làm lại

·         Mức tiêu hao nguyên vật liệu

·         Thời gian làm thêm

·         Mức độ tuân thủ quy trình

·         Tình trạng an toàn lao động

Nếu năng suất tăng nhưng chi phí sửa lỗi và làm thêm tăng nhanh hơn, hiệu quả thực tế có thể không được cải thiện.

Chi phí lao động cho biết mức nguồn lực đã tiêu hao

Chi phí lao động phản ánh số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để duy trì và sử dụng lực lượng lao động. Đây là cơ sở để xác định liệu kết quả tạo ra có tương xứng với chi phí nhân sự hay không.

Chi phí lao động thường bao gồm:

·         Tiền lương

·         Tiền thưởng

·         Phụ cấp

·         Các khoản đóng góp bắt buộc

·         Chi phí làm thêm giờ

·         Chi phí tuyển dụng

·         Chi phí đào tạo

·         Phúc lợi dành cho người lao động

·         Chi phí quản lý nhân sự liên quan

Chi phí lao động trên một đơn vị kết quả

Công thức:

Chi phí lao động đơn vị = Tổng chi phí lao động / Tổng kết quả đầu ra

Chỉ tiêu cho biết doanh nghiệp phải chi bao nhiêu tiền nhân công để tạo ra một sản phẩm, một đơn hàng hoặc một đơn vị doanh thu.

Ví dụ, tổng chi phí lao động trong tháng là 600 triệu đồng và doanh nghiệp sản xuất 30.000 sản phẩm. Chi phí lao động bình quân là 20.000 đồng trên mỗi sản phẩm.

Nếu kỳ sau chi phí lao động tăng lên 660 triệu đồng nhưng sản lượng đạt 36.000 sản phẩm, chi phí lao động trên mỗi sản phẩm giảm xuống khoảng 18.333 đồng. Điều này cho thấy hiệu quả chi phí được cải thiện dù tổng chi phí nhân công tăng.

Doanh thu trên chi phí lao động

Công thức:

Hiệu suất chi phí lao động = Doanh thu / Tổng chi phí lao động

Chỉ tiêu thể hiện một đồng chi phí lao động tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu. Tuy nhiên, doanh thu không phải là giá trị doanh nghiệp thực sự giữ lại. Doanh thu có thể tăng trong khi giá nguyên liệu, chi phí bán hàng hoặc chi phí bảo hành tăng mạnh.

Vì vậy, chỉ tiêu này nên được sử dụng cùng lợi nhuận hoặc giá trị gia tăng.

Lợi nhuận trên chi phí lao động

Công thức:

Mức sinh lời của lao động = Lợi nhuận / Tổng chi phí lao động

Chỉ tiêu này gắn hiệu quả lao động với kết quả tài chính cuối cùng. Dù vậy, lợi nhuận còn bị ảnh hưởng bởi giá bán, chi phí vốn, giá nguyên liệu, chính sách kế toán và nhiều yếu tố ngoài khả năng kiểm soát của người lao động.

Doanh nghiệp không nên quy toàn bộ biến động lợi nhuận cho hiệu suất nhân viên. Cần tách ảnh hưởng của lao động khỏi ảnh hưởng của thị trường, công nghệ, thiết bị và cấu trúc chi phí.

Mức độ hoàn thành công việc thể hiện hiệu quả thực thi

Đối với những công việc khó quy đổi trực tiếp thành sản lượng hoặc doanh thu, hiệu quả lao động cần được đánh giá qua mức độ hoàn thành mục tiêu.

Công thức cơ bản:

Tỷ lệ hoàn thành = Kết quả thực tế / Mục tiêu được giao × 100%

Các tiêu chí có thể bao gồm:

·         Số nhiệm vụ hoàn thành

·         Tỷ lệ công việc đúng hạn

·         Thời gian xử lý trung bình

·         Số khách hàng được phục vụ

·         Số hồ sơ giải quyết

·         Tỷ lệ đạt mục tiêu công việc

·         Mức độ tuân thủ cam kết dịch vụ

Ví dụ, một nhân viên phải xử lý 100 hồ sơ trong tháng và hoàn thành 95 hồ sơ thì tỷ lệ hoàn thành về số lượng là 95%. Tuy nhiên, để đánh giá đầy đủ còn phải xem số hồ sơ đúng hạn, tỷ lệ sai sót và mức độ hài lòng của người nhận kết quả.

Phân biệt hoàn thành nhiều với hoàn thành hiệu quả

Người lao động có thể hoàn thành nhiều việc nhưng hiệu quả vẫn thấp khi:

·         Công việc phải chỉnh sửa nhiều lần

·         Nhiệm vụ bị chậm so với thời hạn

·         Nguồn lực sử dụng vượt dự toán

·         Kết quả không đáp ứng yêu cầu

·         Khách hàng hoặc bộ phận tiếp nhận không thể sử dụng đầu ra

·         Nhân viên chỉ ưu tiên công việc dễ để tăng số lượng

Vì vậy, chỉ tiêu hoàn thành cần gắn với ba yếu tố: khối lượng, thời hạn và tiêu chuẩn chất lượng.

Chất lượng đầu ra quyết định giá trị thực của năng suất

Chất lượng là điều kiện để sản lượng hoặc số lượng công việc trở thành kết quả có giá trị. Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu, phần lao động dùng để sản xuất, kiểm tra, sửa chữa và xử lý khiếu nại đều làm giảm hiệu quả.

Các chỉ tiêu chất lượng thường dùng gồm:

·         Tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn ngay lần đầu

·         Tỷ lệ lỗi

·         Tỷ lệ phải làm lại

·         Tỷ lệ hàng bị trả lại

·         Số khiếu nại

·         Tỷ lệ hồ sơ cần bổ sung

·         Mức độ hài lòng của khách hàng

·         Mức tuân thủ quy trình

Năng suất đầu ra đạt chuẩn

Một cách đánh giá sát thực tế hơn là chỉ tính những kết quả đáp ứng yêu cầu.

Công thức:

Năng suất đạt chuẩn = Số đầu ra đạt yêu cầu / Tổng giờ công

Ví dụ, hai nhóm đều hoàn thành 1.000 sản phẩm trong 500 giờ công. Nhóm A có 980 sản phẩm đạt chuẩn, còn nhóm B có 900 sản phẩm đạt chuẩn.

Nếu chỉ dựa trên tổng sản lượng, hai nhóm có năng suất bằng nhau. Khi tính theo sản phẩm đạt chuẩn:

·         Nhóm A đạt 1,96 sản phẩm đạt chuẩn mỗi giờ

·         Nhóm B đạt 1,8 sản phẩm đạt chuẩn mỗi giờ

Nhóm A sử dụng lao động hiệu quả hơn vì tạo ra nhiều kết quả có thể sử dụng hơn với cùng lượng thời gian.

Chi phí chất lượng kém

Sản phẩm lỗi hoặc công việc sai không chỉ làm giảm sản lượng hữu ích mà còn phát sinh:

·         Giờ công sửa chữa

·         Chi phí kiểm tra lại

·         Nguyên vật liệu bổ sung

·         Chi phí bảo hành

·         Chi phí xử lý khiếu nại

·         Thiệt hại uy tín

·         Mất cơ hội phục vụ khách hàng khác

Do đó, cải thiện hiệu quả không nên được thực hiện bằng cách tăng tốc độ nhưng giảm chất lượng.

Khả năng tạo doanh thu, giá trị gia tăng và lợi nhuận

Đối với cấp doanh nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh, hiệu quả sử dụng lao động còn được đánh giá qua giá trị kinh tế do lực lượng lao động tạo ra.

Doanh thu bình quân trên lao động

Công thức:

Doanh thu bình quân trên lao động = Doanh thu thuần / Số lao động bình quân

Chỉ tiêu phù hợp để theo dõi xu hướng tạo doanh thu và so sánh các kỳ có mô hình kinh doanh tương đối ổn định.

Tuy nhiên, doanh thu có thể tăng do giá bán tăng chứ không phải do năng suất tốt hơn. Khi phân tích, cần tách biến động do:

·         Số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ

·         Giá bán

·         Cơ cấu sản phẩm

·         Quy mô thị trường

·         Năng lực của lực lượng lao động

Giá trị gia tăng trên lao động

Công thức khái quát:

Giá trị gia tăng trên lao động = Giá trị gia tăng / Số lao động hoặc tổng giờ công

Giá trị gia tăng phản ánh phần giá trị doanh nghiệp tạo thêm sau khi loại trừ giá trị đầu vào mua từ bên ngoài. Chỉ tiêu này thường thể hiện đóng góp kinh tế của lao động tốt hơn doanh thu vì hạn chế ảnh hưởng của những khoản mua ngoài có giá trị lớn.

Lợi nhuận bình quân trên lao động

Công thức:

Lợi nhuận bình quân trên lao động = Lợi nhuận / Số lao động bình quân

Chỉ tiêu giúp liên kết quy mô nhân sự với kết quả tài chính. Tuy nhiên, cần thận trọng khi dùng để đánh giá cá nhân hoặc bộ phận vì lợi nhuận chịu tác động của nhiều yếu tố không thuộc lao động trực tiếp.

Chỉ tiêu này phù hợp hơn cho:

·         Phân tích toàn doanh nghiệp

·         Theo dõi xu hướng dài hạn

·         So sánh các đơn vị có chức năng tương đồng

·         Đánh giá tác động của thay đổi tổ chức hoặc công nghệ

Mức độ sử dụng thời gian lao động

Hiệu quả sử dụng lao động không chỉ phụ thuộc vào năng lực của người lao động mà còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp tổ chức thời gian làm việc.

Các chỉ tiêu thường theo dõi gồm:

·         Tỷ lệ thời gian làm việc hữu ích

·         Tỷ lệ vắng mặt

·         Tỷ lệ đi muộn hoặc nghỉ không kế hoạch

·         Thời gian chờ việc

·         Thời gian dừng do thiếu nguyên liệu hoặc thiết bị

·         Số giờ làm thêm

·         Thời gian dành cho việc sửa lỗi

·         Thời gian xử lý một nhiệm vụ

Tỷ lệ sử dụng thời gian

Công thức:

Tỷ lệ sử dụng thời gian = Thời gian làm việc hữu ích / Thời gian làm việc có mặt × 100%

Thời gian không tạo giá trị không phải lúc nào cũng do người lao động. Nhân viên có thể phải chờ phê duyệt, chờ dữ liệu, chờ máy móc hoặc thực hiện các bước hành chính không cần thiết.

Vì vậy, khi tỷ lệ sử dụng thời gian thấp, doanh nghiệp cần tìm nguyên nhân từ cả:

·         Cá nhân

·         Quy trình

·         Công nghệ

·         Cách phân công

·         Năng lực quản lý

·         Sự phối hợp giữa các bộ phận

Làm thêm giờ không phải dấu hiệu hiệu quả

Làm thêm có thể giúp xử lý nhu cầu ngắn hạn nhưng không nên được xem là bằng chứng của năng suất cao. Số giờ làm thêm kéo dài có thể cho thấy:

·         Định biên nhân sự chưa phù hợp

·         Lập kế hoạch không chính xác

·         Quy trình có điểm nghẽn

·         Khối lượng công việc phân bổ mất cân đối

·         Năng lực hoặc công cụ chưa đáp ứng yêu cầu

Để đánh giá đúng, cần so sánh phần kết quả tăng thêm với toàn bộ chi phí làm thêm và ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Hiệu quả sử dụng cơ cấu và năng lực lao động

Doanh nghiệp có thể sở hữu đủ số lượng nhân sự nhưng vẫn sử dụng lao động kém hiệu quả nếu bố trí sai người, sai nhiệm vụ hoặc sai thời điểm.

Hiệu quả cơ cấu lao động được thể hiện qua:

·         Mức phù hợp giữa năng lực và vị trí

·         Tỷ lệ lao động trực tiếp và gián tiếp

·         Khối lượng công việc giữa các nhóm

·         Mức độ phân quyền

·         Khả năng phối hợp

·         Tình trạng thiếu người hoặc dư người cục bộ

·         Mức sử dụng kỹ năng của nhân viên

Sử dụng đúng năng lực

Một nhân viên có trình độ cao nhưng thường xuyên thực hiện công việc hành chính đơn giản có thể vẫn hoàn thành nhiệm vụ tốt. Tuy nhiên, doanh nghiệp chưa sử dụng hiệu quả năng lực của người đó vì chi phí nhân công cao hơn mức cần thiết và kỹ năng chuyên môn không tạo ra giá trị tương xứng.

Ngược lại, giao công việc vượt quá năng lực có thể dẫn đến:

·         Thời gian xử lý kéo dài

·         Tỷ lệ sai sót cao

·         Phụ thuộc nhiều vào người kiểm tra

·         Gia tăng nhu cầu làm lại

·         Giảm chất lượng đầu ra

Đánh giá hiệu quả lao động vì thế phải xem xét không chỉ người lao động làm được bao nhiêu, mà còn xem tổ chức có bố trí họ vào vị trí phù hợp hay không.

Hiệu quả đào tạo

Hiệu quả đào tạo cần được đánh giá bằng thay đổi trong kết quả công việc sau đào tạo, thay vì chỉ dựa vào số giờ học hoặc số người tham dự.

Các dấu hiệu cải thiện có thể là:

·         Thời gian thực hiện công việc giảm

·         Tỷ lệ lỗi giảm

·         Sản lượng đạt chuẩn tăng

·         Mức độ tự chủ tăng

·         Khả năng xử lý công việc phức tạp tốt hơn

·         Chi phí hỗ trợ hoặc giám sát giảm

Nếu người lao động hoàn thành chương trình đào tạo nhưng hành vi và kết quả công việc không thay đổi, chi phí đào tạo chưa tạo ra hiệu quả rõ ràng.

Tính ổn định và bền vững của hiệu quả lao động

Một mức năng suất chỉ đạt được trong thời gian ngắn nhờ tăng cường độ làm việc chưa thể được xem là hiệu quả bền vững.

Doanh nghiệp cần theo dõi thêm:

·         Tỷ lệ nghỉ việc

·         Tỷ lệ vắng mặt

·         Mức độ gắn kết

·         Số sự cố an toàn

·         Mức độ quá tải

·         Khả năng duy trì chất lượng

·         Sự phụ thuộc vào một số cá nhân

·         Khả năng thay thế và kế thừa công việc

Tỷ lệ nghỉ việc cao có thể làm phát sinh chi phí tuyển dụng, đào tạo và thời gian để nhân viên mới đạt năng suất cần thiết. Vì vậy, một bộ phận đạt kết quả ngắn hạn tốt nhưng liên tục mất nhân sự có thể đang sử dụng lao động thiếu bền vững.

Tương tự, hiệu quả phụ thuộc quá mức vào một cá nhân chủ chốt tạo ra rủi ro gián đoạn. Doanh nghiệp cần xem xét khả năng chuẩn hóa quy trình, chia sẻ tri thức và phát triển nhân sự kế cận.

Cách xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá phù hợp

Bộ chỉ tiêu hiệu quả lao động cần phù hợp với đặc điểm công việc và trách nhiệm của đối tượng được đánh giá.

Xác định kết quả cần tạo ra

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định đầu ra quan trọng nhất của vị trí hoặc bộ phận, chẳng hạn:

·         Sản phẩm đạt chuẩn

·         Doanh thu

·         Lợi nhuận

·         Đơn hàng hoàn thành

·         Hồ sơ xử lý đúng hạn

·         Khách hàng được phục vụ

·         Dự án hoàn thành

·         Vấn đề được giải quyết

Chỉ tiêu không nên tập trung vào hoạt động dễ đo nhưng ít liên quan đến kết quả cuối cùng.

Xác định nguồn lực đầu vào

Nguồn lực cần đo có thể gồm:

·         Số lao động

·         Tổng giờ công

·         Chi phí lao động

·         Giờ làm thêm

·         Chi phí đào tạo

·         Thời gian quản lý và hỗ trợ

·         Nguồn lực dùng để sửa lỗi

Việc lựa chọn đúng mẫu số có ảnh hưởng trực tiếp đến ý nghĩa của chỉ tiêu. Số lao động phù hợp với đánh giá tổng quát, còn giờ công phù hợp hơn khi thời gian làm việc giữa các nhân viên khác nhau đáng kể.

Kết hợp số lượng, chất lượng và chi phí

Một bộ chỉ tiêu cân bằng nên bao gồm tối thiểu:

·         Một chỉ tiêu về khối lượng hoặc năng suất

·         Một chỉ tiêu về chất lượng

·         Một chỉ tiêu về thời gian

·         Một chỉ tiêu về chi phí

·         Một chỉ tiêu về kết quả kinh tế hoặc giá trị tạo ra

Cách kết hợp này hạn chế tình trạng tối ưu một chỉ tiêu nhưng làm xấu đi chỉ tiêu khác.

Xác định kỳ so sánh

Hiệu quả chỉ có thể được kết luận khi đặt trong một cơ sở so sánh phù hợp, chẳng hạn:

·         So với kế hoạch

·         So với kỳ trước

·         So với cùng kỳ

·         So với mức bình quân nội bộ

·         So với đơn vị có chức năng tương đồng

·         So với định mức kỹ thuật hoặc định mức vận hành

Khi so sánh, cần giữ tương đối ổn định về phương pháp tính, phạm vi nhân sự và loại đầu ra.

Những yếu tố cần loại trừ khi phân tích biến động

Chỉ số lao động thay đổi không phải lúc nào cũng do người lao động làm việc tốt hơn hoặc kém hơn. Kết quả có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên ngoài.

Các yếu tố cần xem xét gồm:

·         Giá bán thay đổi

·         Cơ cấu sản phẩm thay đổi

·         Mức độ phức tạp của đơn hàng

·         Chất lượng nguyên vật liệu

·         Tình trạng máy móc

·         Mức tự động hóa

·         Nhu cầu thị trường

·         Quy trình phê duyệt

·         Chính sách bán hàng

·         Hoạt động thuê ngoài

·         Thời gian học việc của nhân sự mới

Ví dụ, doanh thu trên lao động tăng do doanh nghiệp tăng giá bán không đồng nghĩa với sản lượng trên lao động tăng. Tương tự, năng suất giảm trong giai đoạn tiếp nhận nhiều nhân viên mới có thể là biến động tạm thời do thời gian đào tạo.

Phân tích hiệu quả cần tách ba nhóm nguyên nhân:

1.    Thay đổi do năng lực và hành vi của người lao động

2.    Thay đổi do tổ chức, công nghệ và quy trình

3.    Thay đổi do thị trường hoặc điều kiện bên ngoài

Cách phân tách này giúp doanh nghiệp tránh đánh giá sai cá nhân và lựa chọn đúng biện pháp cải thiện.

Quy trình đánh giá hiệu quả sử dụng lao động

Doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá theo sáu bước.

1.    Xác định mục tiêu đánh giá

2.    Làm rõ cần đánh giá toàn doanh nghiệp, bộ phận, vị trí hay một quy trình cụ thể

3.    Lựa chọn đầu ra phù hợp

4.    Chọn sản lượng, doanh thu, giá trị gia tăng, lợi nhuận hoặc kết quả công việc có thể kiểm chứng

5.    Đo nguồn lực lao động

6.    Ghi nhận số lao động, giờ công, chi phí lao động và các nguồn lực liên quan

7.    Bổ sung chỉ tiêu chất lượng

8.    Theo dõi tỷ lệ đạt chuẩn, lỗi, làm lại, chậm hạn hoặc khiếu nại

9.    So sánh và phân tích nguyên nhân

10.  Đối chiếu với kế hoạch, kỳ trước hoặc định mức, sau đó tách nguyên nhân chủ quan và khách quan

11.  Đề xuất biện pháp cải thiện

12.  Điều chỉnh quy trình, công nghệ, phân công, định biên, đào tạo hoặc cơ chế quản lý dựa trên nguyên nhân đã xác định

Sau khi áp dụng biện pháp, doanh nghiệp cần đo lại bằng cùng phương pháp. Nếu thay đổi cách tính giữa các kỳ, kết quả so sánh có thể mất ý nghĩa.

Những sai lầm thường gặp khi đánh giá hiệu quả lao động

Chỉ đánh giá bằng doanh thu

Doanh thu chịu tác động của giá bán, thị trường và cơ cấu sản phẩm. Chỉ tiêu này không phản ánh đầy đủ chất lượng, lợi nhuận hoặc mức tiêu hao nguồn lực.

Chỉ tập trung vào số lượng

Tăng số lượng có thể đi kèm tỷ lệ lỗi, làm lại và khiếu nại cao hơn. Kết quả cần được điều chỉnh theo chất lượng.

Đồng nhất làm việc nhiều với làm việc hiệu quả

Thời gian làm việc dài không chứng minh giá trị tạo ra cao. Hiệu quả phụ thuộc vào kết quả trên mỗi đơn vị thời gian và chi phí.

So sánh các công việc không tương đồng

Hai bộ phận có nhiệm vụ, độ phức tạp và mức hỗ trợ khác nhau không nên bị đánh giá bằng cùng một chỉ tiêu.

Giao chỉ tiêu ngoài khả năng kiểm soát

Người lao động khó chịu trách nhiệm hoàn toàn cho những kết quả phụ thuộc chủ yếu vào giá bán, ngân sách, thiết bị hoặc quyết định của bộ phận khác.

Không xem xét tác động dài hạn

Việc tăng kết quả bằng cách cắt giảm đào tạo, bảo trì, kiểm soát chất lượng hoặc thời gian nghỉ có thể tạo thành tích ngắn hạn nhưng làm suy giảm hiệu quả trong tương lai.

Hiệu quả sử dụng lao động cần được đánh giá bằng mối quan hệ giữa kết quả tạo ra và toàn bộ nguồn lực lao động đã sử dụng. Năng suất, chi phí, mức hoàn thành, chất lượng, giá trị kinh tế và tính bền vững là những nhóm tiêu chí bổ sung cho nhau.

Một hệ thống đánh giá đáng tin cậy không chỉ trả lời người lao động tạo ra bao nhiêu kết quả, mà còn làm rõ kết quả đó có đạt chất lượng hay không, tiêu tốn bao nhiêu thời gian và chi phí, được tạo ra trong điều kiện nào và có thể duy trì lâu dài hay không.

Doanh nghiệp nên ưu tiên chỉ tiêu có thể đo lường, sử dụng dữ liệu nhất quán và phân tích nguyên nhân trước khi đưa ra kết luận. Cách tiếp cận này giúp tránh đánh giá cảm tính, đồng thời tạo cơ sở cho việc cải tiến quy trình, bố trí nhân sự và nâng cao năng suất thực chất.