Cách xây dựng chính sách bảo mật thông tin

Để phát huy giá trị, chính sách cần phản ánh đúng thực tế hoạt động của doanh nghiệp, được ban hành bởi lãnh đạo, phổ biến đến toàn bộ nhân viên và được rà soát, cập nhật định kỳ.

Chính sách bảo mật thông tin là gì?

Chính sách bảo mật thông tin là tập hợp các quy định chính thức xác định cách doanh nghiệp quản lý, sử dụng, bảo vệ và xử lý thông tin trong toàn bộ vòng đời của dữ liệu.

Không giống các hướng dẫn kỹ thuật, chính sách tập trung trả lời các câu hỏi:

·         Doanh nghiệp cần bảo vệ những loại thông tin nào?

·         Ai chịu trách nhiệm đối với từng loại thông tin?

·         Những hành vi nào được phép hoặc bị cấm?

·         Các biện pháp kiểm soát nào phải được áp dụng?

·         Quy trình ứng phó khi xảy ra sự cố được thực hiện như thế nào?

Chính sách đóng vai trò là cơ sở để xây dựng các quy trình, tiêu chuẩn và hướng dẫn vận hành chi tiết.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bảo mật thông tin?

Một chính sách bảo mật được xây dựng bài bản mang lại nhiều lợi ích:

·         Thiết lập quy tắc thống nhất trong toàn doanh nghiệp

·         Làm rõ trách nhiệm của lãnh đạo, nhân viên và đối tác

·         Giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu do lỗi con người

·         Hỗ trợ tuân thủ các yêu cầu pháp lý, hợp đồng và tiêu chuẩn quản lý

·         Tăng khả năng phát hiện, xử lý và khắc phục sự cố an toàn thông tin

·         Nâng cao niềm tin của khách hàng, đối tác và nhà đầu tư

Nếu không có chính sách rõ ràng, các biện pháp kỹ thuật thường được triển khai rời rạc, thiếu tính nhất quán và khó kiểm soát.

Những thành phần quan trọng của một chính sách bảo mật thông tin

Mục tiêu và phạm vi áp dụng

Chính sách cần xác định rõ:

·         Mục tiêu bảo vệ thông tin

·         Đối tượng áp dụng

·         Hệ thống, dữ liệu và tài sản thông tin thuộc phạm vi quản lý

·         Các đơn vị, chi nhánh hoặc bên thứ ba có liên quan

Việc xác định phạm vi ngay từ đầu giúp tránh khoảng trống trong quản trị.

Phân loại và quản lý thông tin

Doanh nghiệp nên quy định cách phân loại dữ liệu theo mức độ nhạy cảm, ví dụ:

·         Công khai

·         Nội bộ

·         Mật

·         Tuyệt mật (nếu phù hợp với đặc thù hoạt động)

Mỗi mức phân loại cần đi kèm yêu cầu về lưu trữ, truyền tải, chia sẻ và hủy bỏ dữ liệu.

Quy định về kiểm soát truy cập

Chính sách cần quy định:

·         Nguyên tắc cấp quyền theo nhu cầu công việc

·         Quy trình phê duyệt quyền truy cập

·         Quản lý tài khoản người dùng

·         Quản lý mật khẩu

·         Xác thực đa yếu tố khi cần thiết

·         Thu hồi quyền khi nhân sự nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí

Nguyên tắc cấp quyền tối thiểu giúp giảm đáng kể nguy cơ truy cập trái phép.

Sử dụng thiết bị và hệ thống

Cần quy định rõ việc sử dụng:

·         Máy tính

·         Thiết bị di động

·         Email doanh nghiệp

·         Dịch vụ lưu trữ đám mây

·         Thiết bị lưu trữ di động

·         Mạng nội bộ và Internet

Đồng thời xác định các hành vi bị cấm như cài đặt phần mềm trái phép, chia sẻ tài khoản hoặc sử dụng thiết bị cá nhân không được phê duyệt.

Quy định trách nhiệm của từng bên

Một chính sách hiệu quả phải quy định rõ trách nhiệm của từng đối tượng.

Ban lãnh đạo

·         Phê duyệt chính sách

·         Bố trí nguồn lực

·         Giám sát việc thực hiện

·         Định hướng quản trị rủi ro

Bộ phận công nghệ thông tin hoặc an toàn thông tin

·         Triển khai biện pháp kỹ thuật

·         Quản trị hệ thống

·         Theo dõi nhật ký

·         Kiểm soát truy cập

·         Hỗ trợ xử lý sự cố

Người sử dụng

Mỗi nhân viên cần có trách nhiệm:

·         Tuân thủ chính sách

·         Bảo vệ thông tin được giao

·         Báo cáo sự cố kịp thời

·         Không chia sẻ thông tin trái phép

·         Không sử dụng tài nguyên ngoài mục đích công việc nếu bị cấm

Việc xác định rõ trách nhiệm giúp nâng cao tính minh bạch và khả năng truy vết khi xảy ra sự cố.

Thiết lập các biện pháp kiểm soát

Chính sách nên quy định các nhóm kiểm soát chính như:

Kiểm soát vật lý

·         Quản lý khu vực làm việc

·         Kiểm soát ra vào

·         Bảo vệ phòng máy chủ

·         Quản lý khách đến làm việc

Kiểm soát kỹ thuật

·         Tường lửa

·         Mã hóa dữ liệu

·         Phần mềm chống mã độc

·         Sao lưu dữ liệu

·         Giám sát nhật ký

·         Quản lý bản vá bảo mật

Kiểm soát hành chính

·         Quy trình cấp quyền

·         Quy trình thay đổi hệ thống

·         Quản lý nhà cung cấp

·         Đào tạo nhận thức

·         Đánh giá định kỳ

Sự kết hợp giữa các nhóm kiểm soát giúp giảm thiểu rủi ro từ cả yếu tố con người và công nghệ.

Quy trình ứng phó sự cố bảo mật thông tin

Một chính sách đầy đủ cần quy định quy trình ứng phó sự cố với các bước như:

Phát hiện

Nhận diện dấu hiệu bất thường từ hệ thống, người dùng hoặc đối tác.

Báo cáo

Quy định rõ:

·         Ai tiếp nhận thông tin

·         Kênh báo cáo

·         Thời gian báo cáo

·         Mức độ ưu tiên

Đánh giá

Xác định:

·         Phạm vi ảnh hưởng

·         Nguyên nhân

·         Mức độ nghiêm trọng

·         Nguy cơ lan rộng

Xử lý

Triển khai các biện pháp:

·         Cô lập hệ thống

·         Khắc phục lỗ hổng

·         Khôi phục dịch vụ

·         Giảm thiểu thiệt hại

Rút kinh nghiệm

Sau mỗi sự cố cần:

·         Phân tích nguyên nhân gốc

·         Cập nhật chính sách

·         Điều chỉnh quy trình

·         Đào tạo lại nhân viên nếu cần

Một quy trình rõ ràng giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn và giảm tác động khi xảy ra sự cố.

Đào tạo và nâng cao nhận thức

Ngay cả khi doanh nghiệp đầu tư nhiều giải pháp kỹ thuật, rủi ro vẫn có thể xuất phát từ con người.

Do đó, chính sách nên quy định:

·         Đào tạo nhân viên mới

·         Đào tạo định kỳ

·         Diễn tập ứng phó

·         Cập nhật cảnh báo về các hình thức tấn công mới

·         Kiểm tra mức độ nhận thức

Đào tạo liên tục giúp biến chính sách thành hành động thực tế thay vì chỉ là một văn bản quản lý.

Rà soát và cập nhật chính sách

Môi trường kinh doanh, công nghệ và các mối đe dọa luôn thay đổi.

Doanh nghiệp nên xem xét cập nhật chính sách khi:

·         Có thay đổi về hệ thống

·         Có thay đổi quy định pháp luật

·         Xuất hiện rủi ro mới

·         Sau các sự cố bảo mật

·         Theo chu kỳ đánh giá định kỳ

Việc rà soát thường xuyên giúp chính sách luôn phù hợp với hoạt động thực tế.

Một chính sách bảo mật thông tin hiệu quả không chỉ là tài liệu quy định mà còn là nền tảng của hệ thống quản trị an toàn thông tin trong doanh nghiệp. Khi được xây dựng với phạm vi rõ ràng, quy định đầy đủ trách nhiệm, thiết lập các biện pháp kiểm soát phù hợp và có quy trình ứng phó sự cố cụ thể, doanh nghiệp sẽ nâng cao khả năng bảo vệ tài sản thông tin, giảm thiểu rủi ro và tăng cường mức độ tin cậy đối với khách hàng cũng như đối tác.