Phân biệt quản trị doanh nghiệp và quản lý doanh nghiệp

Có thể hiểu ngắn gọn: quản trị tạo ra khuôn khổ định hướng và kiểm soát, còn quản lý vận hành doanh nghiệp bên trong khuôn khổ đó. Sự khác biệt này mang tính tương đối, bởi trong doanh nghiệp nhỏ, một cá nhân có thể đồng thời thực hiện cả vai trò quản trị lẫn quản lý.

Quản trị doanh nghiệp là gì?

Quản trị doanh nghiệp là hệ thống nguyên tắc, cơ cấu và cơ chế dùng để định hướng, giám sát và kiểm soát doanh nghiệp. Hệ thống này xác định mối quan hệ giữa chủ sở hữu, hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên, ban điều hành và các bên có lợi ích liên quan.

Trọng tâm của quản trị không nằm ở việc xử lý từng hoạt động kinh doanh hằng ngày. Quản trị trả lời những câu hỏi ở cấp độ cao hơn:

·         Doanh nghiệp tồn tại để tạo ra giá trị gì

·         Mục tiêu và định hướng dài hạn là gì

·         Ai có quyền đưa ra từng loại quyết định

·         Ban điều hành được trao quyền đến đâu

·         Kết quả và rủi ro được giám sát bằng cơ chế nào

·         Ai phải chịu trách nhiệm khi quyết định không đạt mục tiêu

·         Lợi ích của chủ sở hữu và các bên liên quan được bảo vệ ra sao

Thông qua điều lệ, quy chế phân quyền, chính sách kiểm soát, cơ chế báo cáo và hệ thống giám sát, quản trị doanh nghiệp tạo ra giới hạn mà trong đó ban điều hành được phép hành động.

Ví dụ, hội đồng quản trị có thể phê duyệt chiến lược mở rộng sang một thị trường mới, xác định mức vốn đầu tư tối đa và yêu cầu kiểm soát các rủi ro trọng yếu. Hội đồng quản trị không nhất thiết trực tiếp tuyển nhân viên bán hàng, lựa chọn nhà cung cấp hay tổ chức từng chiến dịch tiếp thị tại thị trường đó.

Quản lý doanh nghiệp là gì?

Quản lý doanh nghiệp là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các nguồn lực nhằm hoàn thành mục tiêu đã được xác định. Nguồn lực được quản lý có thể bao gồm nhân sự, ngân sách, tài sản, dữ liệu, công nghệ, thời gian và quy trình vận hành.

Quản lý thường trả lời các câu hỏi mang tính thực thi:

·         Công việc cần được triển khai như thế nào

·         Nguồn lực được phân bổ cho từng bộ phận ra sao

·         Ai phụ trách từng nhiệm vụ

·         Tiến độ được theo dõi bằng cách nào

·         Kết quả được đo lường bằng chỉ số nào

·         Vấn đề phát sinh cần được xử lý ra sao

·         Quy trình nào cần điều chỉnh để nâng cao hiệu quả

Các hoạt động quản lý xuất hiện ở nhiều cấp độ, từ tổng giám đốc, giám đốc chức năng đến trưởng phòng và quản lý nhóm. Chẳng hạn, sau khi định hướng mở rộng thị trường được phê duyệt, ban điều hành sẽ xây dựng kế hoạch kinh doanh, dự toán ngân sách, tuyển dụng nhân sự, lựa chọn đối tác, phân công trách nhiệm và theo dõi kết quả.

Quản trị doanh nghiệp và quản lý doanh nghiệp khác nhau như thế nào?

Sự khác biệt cốt lõi nằm ở cấp độ quyết định. Quản trị xác lập phương hướng, quyền hạn và cơ chế kiểm soát; quản lý lựa chọn phương pháp tổ chức công việc để đạt kết quả trong phạm vi được trao quyền.

Khác nhau về mục tiêu trực tiếp

Mục tiêu trực tiếp của quản trị là bảo đảm doanh nghiệp được điều hành đúng định hướng, đúng thẩm quyền và có cơ chế chịu trách nhiệm rõ ràng. Quản trị quan tâm không chỉ đến kết quả kinh doanh mà còn đến cách quyền lực được sử dụng và rủi ro được kiểm soát.

Mục tiêu trực tiếp của quản lý là hoàn thành nhiệm vụ và đạt các chỉ tiêu cụ thể. Nhà quản lý cần biến mục tiêu chung thành kế hoạch, phân bổ nguồn lực và xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Khác nhau về quyền quyết định

Chủ thể quản trị thường quyết định những vấn đề có ảnh hưởng lớn đến toàn doanh nghiệp, chẳng hạn chiến lược, cơ cấu tổ chức cấp cao, khẩu vị rủi ro, chính sách giám sát hoặc các khoản đầu tư trọng yếu.

Nhà quản lý ra quyết định trong phạm vi quyền hạn được giao. Phạm vi đó có thể bao gồm tuyển dụng, bố trí ngân sách, lựa chọn phương án triển khai, tổ chức quy trình và điều chỉnh hoạt động để đáp ứng mục tiêu.

Vì vậy, quản trị không đơn thuần là “quản lý ở cấp cao hơn”. Quản trị còn có chức năng giám sát chính những người đang thực hiện hoạt động quản lý.

Khác nhau về phạm vi trách nhiệm

Quản trị chịu trách nhiệm thiết lập một hệ thống trong đó quyền hạn, lợi ích và nghĩa vụ được cân bằng. Khi cơ chế quản trị yếu, doanh nghiệp có thể vẫn vận hành tốt trong ngắn hạn nhưng dễ gặp vấn đề như quyền lực tập trung quá mức, thiếu minh bạch, xung đột lợi ích hoặc rủi ro không được báo cáo đầy đủ.

Quản lý chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng nguồn lực và chất lượng thực thi. Khi năng lực quản lý yếu, doanh nghiệp có thể có chiến lược đúng nhưng vẫn thất bại vì kế hoạch không khả thi, phối hợp kém, chi phí vượt kiểm soát hoặc nhân sự không hoàn thành nhiệm vụ.

Khác nhau về thời gian định hướng

Quản trị thường hướng đến tính bền vững trung hạn và dài hạn. Những quyết định như lựa chọn mô hình phát triển, thay đổi cơ cấu vốn hay xác lập giới hạn rủi ro có thể tác động đến doanh nghiệp trong nhiều năm.

Quản lý thường chuyển định hướng dài hạn thành mục tiêu theo năm, quý, tháng hoặc từng dự án. Tuy nhiên, không nên hiểu rằng quản lý chỉ quan tâm đến ngắn hạn. Ban điều hành vẫn phải lập kế hoạch dài hạn, nhưng kế hoạch đó cần nằm trong định hướng và khuôn khổ quản trị của doanh nghiệp.

Khác nhau về phương thức kiểm soát

Quản trị kiểm soát thông qua cơ chế phân quyền, phê duyệt, giám sát, báo cáo và trách nhiệm giải trình. Mục tiêu là bảo đảm những người được trao quyền không sử dụng quyền lực vượt giới hạn hoặc đi ngược lợi ích của doanh nghiệp.

Quản lý kiểm soát thông qua kế hoạch, ngân sách, chỉ tiêu, quy trình, đánh giá hiệu suất và xử lý sai lệch. Mục tiêu là phát hiện khoảng cách giữa kế hoạch và kết quả để có biện pháp điều chỉnh.

Mối quan hệ giữa quản trị và quản lý doanh nghiệp

Quản trị và quản lý không đối lập mà tạo thành hai tầng liên kết của cùng một hệ thống.

Quản trị xác định mục tiêu, nguyên tắc và giới hạn. Quản lý tiếp nhận các yếu tố đó, chuyển chúng thành kế hoạch hành động và phản hồi kết quả cho cấp quản trị. Dựa trên báo cáo và tình hình thực tế, chủ thể quản trị tiếp tục đánh giá chiến lược, điều chỉnh chính sách hoặc thay đổi phạm vi phân quyền.

Mối quan hệ này có thể được mô tả theo chu trình:

1.    Cấp quản trị xác lập định hướng và mục tiêu

2.    Ban điều hành xây dựng kế hoạch thực hiện

3.    Các cấp quản lý tổ chức nguồn lực và triển khai công việc

4.    Kết quả, rủi ro và sai lệch được tổng hợp, báo cáo

5.    Cấp quản trị giám sát và đưa ra quyết định điều chỉnh

Nếu chỉ có quản trị mà thiếu năng lực quản lý, chiến lược sẽ khó trở thành kết quả. Ngược lại, nếu chỉ chú trọng quản lý mà thiếu quản trị, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả trong ngắn hạn nhưng không bảo đảm rằng các hoạt động đang phục vụ đúng mục tiêu, nằm trong mức rủi ro chấp nhận được hoặc bảo vệ đầy đủ lợi ích của chủ sở hữu.

Ví dụ phân biệt quản trị và quản lý trong thực tế

Giả sử một doanh nghiệp muốn đầu tư hệ thống sản xuất mới.

Ở cấp quản trị, hội đồng quản trị xem xét dự án có phù hợp với chiến lược hay không, mức vốn tối đa có thể sử dụng, rủi ro tài chính nào cần kiểm soát và điều kiện nào phải được đáp ứng trước khi phê duyệt.

Ở cấp quản lý, ban điều hành lập kế hoạch triển khai, lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức đấu thầu, bố trí nhân sự, quản lý tiến độ, nghiệm thu thiết bị và theo dõi chi phí.

Trong trường hợp này:

·         Quyết định có đầu tư hay không thuộc phạm vi quản trị nếu dự án nằm trong thẩm quyền của hội đồng quản trị

·         Quyết định tổ chức dự án như thế nào thuộc phạm vi quản lý

·         Việc báo cáo tiến độ, chi phí và rủi ro tạo ra cầu nối giữa quản lý và quản trị

·         Nếu chi phí vượt ngưỡng đã được phê duyệt, ban điều hành phải xin ý kiến cấp có thẩm quyền thay vì tự ý mở rộng ngân sách

Ví dụ cho thấy ranh giới giữa hai hoạt động được xác lập bằng mục tiêu của quyết định, thẩm quyền được giao và mức độ ảnh hưởng đến doanh nghiệp, không chỉ bằng chức danh của người thực hiện.

Những cách hiểu sai thường gặp

Quản trị chỉ là công việc của lãnh đạo cấp cao

Quản trị thường tập trung ở chủ sở hữu và hội đồng quản trị, nhưng hiệu quả quản trị phụ thuộc vào toàn bộ hệ thống báo cáo, kiểm soát và trách nhiệm giải trình. Các bộ phận quản lý, kiểm soát nội bộ, tài chính, pháp chế và kiểm toán đều có thể cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động giám sát.

Điều này không có nghĩa mọi nhân viên đều có quyền quản trị. Họ tham gia vào hệ thống quản trị thông qua việc thực hiện nghĩa vụ, cung cấp thông tin và tuân thủ cơ chế kiểm soát.

Quản trị là hoạch định, quản lý chỉ là thực hiện

Nhà quản lý cũng phải hoạch định, nhưng thường hoạch định trong phạm vi chức năng, dự án hoặc nguồn lực được giao. Điểm khác biệt không nằm ở việc bên nào có lập kế hoạch, mà nằm ở cấp độ của kế hoạch và thẩm quyền quyết định.

Ví dụ, hội đồng quản trị xác lập mục tiêu tăng trưởng và giới hạn đầu tư. Ban điều hành lập kế hoạch kinh doanh để đạt mục tiêu đó. Trưởng phòng tiếp tục lập kế hoạch công việc cho bộ phận của mình.

Quản trị luôn quan trọng hơn quản lý

Hai chức năng giải quyết hai nhóm vấn đề khác nhau nên không thể thay thế cho nhau. Một cơ chế quản trị tốt không bù đắp hoàn toàn cho năng lực điều hành yếu. Tương tự, đội ngũ quản lý giỏi cũng không thể khắc phục triệt để một hệ thống quyền hạn thiếu minh bạch hoặc không có cơ chế giám sát phù hợp.

Chỉ doanh nghiệp lớn mới cần quản trị

Doanh nghiệp nhỏ có thể không cần cơ cấu quản trị phức tạp, nhưng vẫn cần phân định người sở hữu, người quyết định, người thực hiện và người kiểm tra. Khi một cá nhân đồng thời là chủ sở hữu, thành viên quản trị và người điều hành, các vai trò càng dễ bị trộn lẫn.

Vì vậy, doanh nghiệp nhỏ nên áp dụng quản trị theo mức độ phù hợp, chẳng hạn quy định rõ thẩm quyền chi tiêu, nguyên tắc phê duyệt hợp đồng, chế độ báo cáo tài chính và cách xử lý xung đột lợi ích.

Cách xác định một vấn đề thuộc quản trị hay quản lý

Có thể phân loại một quyết định bằng bốn câu hỏi:

1.    Quyết định này xác lập định hướng hay tổ chức thực hiện

2.    Quyết định ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp hay một hoạt động cụ thể

3.    Quyết định thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu, hội đồng quản trị hay ban điều hành

4.    Quyết định đặt ra giới hạn kiểm soát hay lựa chọn cách làm trong giới hạn đó

Một vấn đề thường thuộc quản trị khi nó liên quan đến định hướng chiến lược, cơ cấu quyền lực, trách nhiệm giải trình, giám sát ban điều hành hoặc mức rủi ro mà doanh nghiệp chấp nhận.

Một vấn đề thường thuộc quản lý khi nó liên quan đến kế hoạch triển khai, phân bổ nguồn lực, tổ chức nhân sự, vận hành quy trình, theo dõi chỉ tiêu hoặc khắc phục sai lệch.

Trong thực tế có những quyết định nằm ở vùng giao nhau. Chẳng hạn, kế hoạch kinh doanh có thể do ban điều hành xây dựng nhưng phải được hội đồng quản trị phê duyệt. Khi đó, việc soạn thảo và tổ chức thực hiện thuộc quản lý; việc xem xét, phê duyệt và giám sát thuộc quản trị.

Doanh nghiệp cần phối hợp hai chức năng như thế nào?

Sự phối hợp hiệu quả bắt đầu từ việc phân định rõ vai trò. Cấp quản trị không nên can thiệp quá sâu vào các quyết định vận hành đã được giao cho ban điều hành. Việc can thiệp thường xuyên có thể làm chậm phản ứng của doanh nghiệp và khiến trách nhiệm trở nên không rõ ràng.

Ngược lại, ban điều hành không nên tự quyết những vấn đề vượt thẩm quyền hoặc chỉ báo cáo khi sự cố đã trở nên nghiêm trọng. Quản lý hiệu quả phải đi kèm khả năng cung cấp thông tin trung thực, kịp thời và phù hợp cho chủ thể quản trị.

Doanh nghiệp có thể củng cố sự phối hợp bằng cách:

·         Quy định rõ thẩm quyền của từng cấp

·         Xác định những vấn đề phải trình phê duyệt

·         Thiết lập chỉ tiêu và giới hạn rủi ro

·         Chuẩn hóa chế độ báo cáo

·         Tách chức năng thực hiện khỏi chức năng kiểm tra khi cần thiết

·         Đánh giá cả kết quả kinh doanh và mức độ tuân thủ

·         Xây dựng cơ chế xử lý xung đột lợi ích

Một hệ thống phù hợp phải bảo đảm hai yêu cầu đồng thời: ban điều hành có đủ quyền để hành động và cấp quản trị có đủ thông tin để giám sát.

Quản trị doanh nghiệp và quản lý doanh nghiệp khác nhau chủ yếu ở cấp độ định hướng, chủ thể ra quyết định, phạm vi trách nhiệm và phương thức kiểm soát. Quản trị xác định doanh nghiệp cần hướng đến đâu, ai được trao quyền và quyền lực được giám sát như thế nào. Quản lý xác định nguồn lực và công việc phải được tổ chức ra sao để đạt mục tiêu.

Ranh giới giữa hai chức năng có thể thay đổi theo quy mô, loại hình sở hữu và cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, nguyên tắc cơ bản vẫn không đổi: quản trị thiết lập định hướng và khuôn khổ trách nhiệm; quản lý biến định hướng thành hoạt động và kết quả. Doanh nghiệp chỉ có thể phát triển bền vững khi hai chức năng được phân định rõ nhưng phối hợp chặt chẽ.