Phân biệt chuyển đổi số và tin học hóa

Trong quá trình ứng dụng công nghệ, nhiều tổ chức thường sử dụng hai khái niệm “tin học hóa” và “chuyển đổi số” như những thuật ngữ tương đương. Tuy nhiên, đây là hai mức độ thay đổi khác nhau.

Tin học hóa chủ yếu nhằm đưa công nghệ vào các hoạt động đang tồn tại để tăng hiệu quả xử lý công việc. Trong khi đó, chuyển đổi số không chỉ thay đổi công cụ mà còn làm thay đổi cách tổ chức vận hành, cách ra quyết định, cách tương tác với khách hàng và cách tạo ra giá trị mới.

Nói cách khác, tin học hóa trả lời câu hỏi:

“Làm thế nào để thực hiện công việc hiện tại nhanh hơn bằng công nghệ?”

Còn chuyển đổi số đặt ra câu hỏi:

“Có thể tổ chức lại cách làm việc như thế nào để tạo ra phương thức hoạt động tốt hơn nhờ công nghệ số?”

Tin học hóa là gì và thay đổi ở mức độ nào?

Tin học hóa là quá trình ứng dụng máy tính, phần mềm hoặc hệ thống thông tin để thay thế hoặc hỗ trợ các hoạt động thủ công trước đây.

Mục tiêu chính của tin học hóa là:

·         Tăng tốc độ xử lý công việc

·         Giảm thao tác thủ công

·         Lưu trữ thông tin chính xác hơn

·         Hỗ trợ quản lý và kiểm soát hoạt động

Ví dụ, một doanh nghiệp trước đây quản lý nhân sự bằng hồ sơ giấy có thể triển khai phần mềm quản lý nhân sự để lưu trữ thông tin nhân viên, theo dõi chấm công và xử lý bảng lương.

Trong trường hợp này, bản chất công việc vẫn không thay đổi đáng kể. Doanh nghiệp vẫn thực hiện các quy trình quản lý nhân sự quen thuộc, chỉ thay đổi công cụ thực hiện.

Đặc điểm của tin học hóa:

·         Số hóa các hoạt động đang có

·         Tự động hóa một phần quy trình

·         Tập trung vào hiệu quả vận hành nội bộ

·         Công nghệ đóng vai trò hỗ trợ con người

Chuyển đổi số là gì và thay đổi ở mức độ nào?

Chuyển đổi số là quá trình sử dụng công nghệ số, dữ liệu và phương thức vận hành mới để tạo ra sự thay đổi toàn diện trong tổ chức.

Chuyển đổi số không chỉ đưa quy trình hiện tại lên môi trường số mà còn xem xét lại:

·         Cách tổ chức vận hành

·         Cách cung cấp sản phẩm, dịch vụ

·         Cách tương tác với khách hàng

·         Cách sử dụng dữ liệu để ra quyết định

·         Cách tạo ra mô hình kinh doanh mới

Ví dụ, một ngân hàng không chỉ đưa giao dịch giấy lên phần mềm mà còn phát triển ngân hàng số, ứng dụng trí tuệ nhân tạo để phân tích nhu cầu khách hàng, tự động hóa dịch vụ và cung cấp trải nghiệm mới trên nền tảng trực tuyến.

Trong trường hợp này, công nghệ không chỉ thay thế một công việc cũ mà tạo ra một phương thức hoạt động mới.

Đặc điểm của chuyển đổi số:

·         Thay đổi mô hình vận hành

·         Lấy dữ liệu làm nền tảng ra quyết định

·         Tạo ra trải nghiệm mới cho khách hàng

·         Có thể hình thành sản phẩm hoặc dịch vụ mới

·         Công nghệ trở thành yếu tố chiến lược

Điểm khác biệt cốt lõi giữa chuyển đổi số và tin học hóa

Sự khác biệt lớn nhất nằm ở phạm vi và mức độ thay đổi.

Có thể hình dung mức độ thay đổi theo thứ tự:

Tin học hóa

↓

Số hóa dữ liệu

↓

Số hóa quy trình

↓

Chuyển đổi số

Tin học hóa thường là một bước trong quá trình phát triển lên chuyển đổi số, nhưng không phải mọi hoạt động tin học hóa đều trở thành chuyển đổi số.

Vì sao tin học hóa chưa được xem là chuyển đổi số?

Một tổ chức có thể sử dụng rất nhiều phần mềm nhưng vẫn chưa thực sự chuyển đổi số nếu chỉ thay thế phương thức thủ công bằng công cụ điện tử.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp dùng phần mềm quản lý bán hàng nhưng vẫn ra quyết định dựa chủ yếu vào kinh nghiệm cá nhân, dữ liệu giữa các phòng ban không kết nối và quy trình kinh doanh không thay đổi.

Đây là tin học hóa.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp sử dụng dữ liệu bán hàng theo thời gian thực để dự báo nhu cầu, cá nhân hóa dịch vụ, tối ưu chuỗi cung ứng và xây dựng mô hình kinh doanh mới thì đó là chuyển đổi số.

Sự khác biệt nằm ở việc công nghệ có tạo ra sự thay đổi trong cách tổ chức hoạt động hay chỉ thay thế công việc cũ.

Mối quan hệ giữa tin học hóa và chuyển đổi số

Tin học hóa và chuyển đổi số không phải hai quá trình đối lập mà có mối quan hệ kế thừa.

Tin học hóa thường tạo ra nền tảng ban đầu cho chuyển đổi số thông qua:

·         Xây dựng hệ thống công nghệ

·         Chuẩn hóa dữ liệu

·         Hình thành quy trình điện tử

·         Tạo môi trường làm việc số

Tuy nhiên, để đạt đến chuyển đổi số, tổ chức cần tiến thêm một bước:

·         Tái thiết kế quy trình

·         Kết nối dữ liệu giữa các hệ thống

·         Thay đổi tư duy quản trị

·         Khai thác công nghệ để tạo giá trị mới

Vì vậy, có thể xem tin học hóa là việc “đưa công nghệ vào cách làm hiện tại”, còn chuyển đổi số là “thay đổi cách làm dựa trên công nghệ”.

Khi nào một tổ chức nên tập trung vào tin học hóa và khi nào cần chuyển đổi số?

Tin học hóa phù hợp khi tổ chức đang cần:

·         Giảm công việc thủ công

·         Chuẩn hóa quy trình

·         Quản lý thông tin tốt hơn

·         Nâng cao hiệu suất vận hành

Chuyển đổi số phù hợp khi tổ chức cần:

·         Thay đổi mô hình hoạt động

·         Nâng cao trải nghiệm khách hàng

·         Tạo lợi thế cạnh tranh mới

·         Ra quyết định dựa trên dữ liệu

·         Thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh

Một tổ chức thường cần bắt đầu từ nền tảng tin học hóa, nhưng mục tiêu dài hạn của chuyển đổi số là tạo ra sự thay đổi về năng lực vận hành và khả năng tạo giá trị.

Chuyển đổi số khác tin học hóa ở mức độ thay đổi: tin học hóa chủ yếu cải tiến cách thực hiện công việc hiện có, còn chuyển đổi số thay đổi cách tổ chức vận hành và tạo ra giá trị mới. Tin học hóa có thể là bước khởi đầu, nhưng chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi đồng bộ về công nghệ, dữ liệu, quy trình và tư duy quản trị.